Ziekteverzuim: wat kan je als leidinggevende doen?
Langdurige afwezigheden hebben een impact op je bedrijf én je ploeg
Op deze pagina vind je de belangrijkste wettelijke verplichtingen, praktische tips voor een duurzame terugkeer naar het werk, en een overzicht van veelgebruikte begrippen.
Wat zegt de wet?
Ontdek welke stappen je als werkgever moet zetten vóór, tijdens en na een periode van arbeidsongeschiktheid.
Tips & tricks
Praktische inzichten om afwezigheden op te volgen en een terugkeer naar het werk te ondersteunen.
Begrippenlijst
Van arbeidsongeschiktheid tot re-integratie. Ontdek wat veelgebruikte termen betekenen.
Wat zegt de wet?
Wat moet je als werkgever doen bij ziekteverzuim, arbeidsongeschiktheid en re-integratie?
Ontdek de belangrijkste wettelijke stappen vóór, tijdens en na een langdurige afwezigheid van een werknemer.
De tekst vertrekt van de regelgeving zoals die geldt sinds 1 januari 2026. We beperken ons hier bewust tot de wettelijke basis.
Wil je weten hoe andere werkgevers dit praktisch aanpakken? Bekijk dan onze tips & tricks.
Ziekteverzuim
Elke werkgever moet in het arbeidsreglement een procedure opnemen voor het contact met werknemers die arbeidsongeschikt zijn.
Die procedure moet duidelijk maken:
- wie namens de werkgever contact opneemt;
- wanneer of hoe vaak contact wordt opgenomen;
- op welke manier het contact verloopt;
- wat het doel is van het contact.
De contactpersoon moet iemand uit de onderneming zijn, bijvoorbeeld een leidinggevende, HR-medewerker, vertrouwenspersoon of interne re-integratiecoach.
De arbeidsarts neemt deze rol niet op namens de werkgever.
De werkgever moet contact houden met de werknemer tijdens een periode van arbeidsongeschiktheid.
Dit contact verloopt volgens de procedure die in het arbeidsreglement is opgenomen. Het doel is om de band met het werk te behouden en een terugkeer naar werk tijdig voor te bereiden.
Het contact mag niet dienen als controle op de arbeidsongeschiktheid. Daarvoor bestaan andere procedures.
Is een werknemer vier weken of langer arbeidsongeschikt? Dan moet de werkgever dit doorgeven aan de dienst voor preventie en bescherming op het werk.
De werkgever geeft daarbij de nodige contactgegevens door, zodat de dienst preventie contact kan opnemen met de werknemer. Denk aan het adres, telefoonnummer of privémailadres van de werknemer.
Vanaf 8 weken arbeidsongeschiktheid wordt nagegaan of de werknemer nog arbeidspotentieel heeft, met andere woorden: of aangepast of ander werk mogelijk is.
De werkgever vraagt deze inschatting aan bij de dienst voor preventie en bescherming op het werk. De aanvraag gebeurt via het formulier dat de preventiedienst ter beschikking stelt.
De regels verschillen naargelang de grootte van je onderneming. Ontdek wanneer een formeel re-integratietraject verplicht is en hoe de inschatting van het arbeidspotentieel verloopt.
Re-integratie
Een informeel re-integratietraject bestaat uit stappen die werkgever en werknemer nemen om een terugkeer naar werk mogelijk te maken zonder de formele procedure op te starten.
Een belangrijk onderdeel is het bezoek voor de werkhervatting. Dat bezoek vindt plaats bij de arbeidsarts en heeft als doel om na te gaan of aangepast werk, ander werk of een aanpassing van de werkpost nodig is.
De werknemer kan dit bezoek zelf aanvragen. De werkgever kan de arbeidsarts ook vragen om de werknemer hiervoor uit te nodigen. De werknemer is niet verplicht om op die uitnodiging in te gaan.
Een formeel re-integratietraject is een wettelijk vastgelegde procedure. Het traject onderzoekt of een arbeidsongeschikte werknemer opnieuw aan het werk kan bij de eigen werkgever.
Tijdens het traject beoordeelt de arbeidsarts of de werknemer:
- het overeengekomen werk opnieuw kan uitvoeren;
- aangepast werk kan uitvoeren;
- ander werk kan uitvoeren;
- een aangepaste werkpost nodig heeft.
Het traject kan worden opgestart door de werknemer. Ook de behandelend arts kan dit vragen, met toestemming van de werknemer.
De werkgever kan een formeel re-integratietraject vragen wanneer:
- de werknemer daarmee instemt; of
- uit de inschatting van het arbeidspotentieel blijkt dat de werknemer arbeidspotentieel heeft.
Ook hier verschillen de regels naargelang de grootte van je onderneming.
Re-integratieplan of gemotiveerd verslag
Na de re-integratiebeoordeling moet de werkgever bekijken of een terugkeer naar werk mogelijk is.
Zijn er mogelijkheden? Dan stelt de werkgever een re-integratieplan op. Daarin staan de concrete afspraken over aangepast werk, ander werk of aanpassingen aan de werkpost.
Zijn er geen mogelijkheden? Dan moet de werkgever motiveren waarom geen re-integratieplan wordt opgesteld. Dat gebeurt in een gemotiveerd verslag.
Wat gebeurt er na een re-integratiebeoordeling? Lees verder in detail om te weten welke stappen je moet volgen bij werkhervatting, herval of medische overmacht.
Arbeidsongevallen en beroepsziekten
Bij een arbeidsongeval of beroepsziekte verloopt de opvolging anders dan bij gewone arbeidsongeschiktheid.
Zolang de medische toestand na een arbeidsongeval of beroepsziekte nog niet stabiel is (geconsolideerd), is een inschatting van het arbeidspotentieel niet verplicht en ook niet aangewezen.
De consolidatiedatum is het moment waarop de medische toestand als stabiel wordt beschouwd. Pas vanaf dat moment kan een inschatting van het arbeidspotentieel zinvol zijn.
Is de werknemer op het moment van consolidatie al langer dan 8 weken arbeidsongeschikt? Dan kan de inschatting van het arbeidspotentieel meteen worden gevraagd.
Tips & tricks
Praktische tips voor werkgevers rond ziekteverzuim, arbeidsongeschiktheid en werkhervatting. Ontdek hoe je signalen tijdig kan opvangen, werknemers tijdens een afwezigheid kan ondersteunen en een duurzame terugkeer naar werk kunt bevorderen.
Ziekteverzuim begint vaak vóór een werknemer zich ziek meldt. Regelmatige gesprekken helpen om bezorgdheden, knelpunten of veranderingen op de werkvloer tijdig bespreekbaar te maken. Zo kan je signalen sneller opvangen en beter begrijpen wat werknemers nodig hebben om aan het werk te blijven.
Ook duidelijke afspraken maken een verschil. Denk vooraf na over wie contact opneemt tijdens een afwezigheid, hoe een werkhervatting wordt voorbereid en welke ondersteuning mogelijk is.
Cijfers zoals het verzuimpercentage of de verzuimfrequentie kunnen daarbij helpen om evoluties op te merken. Meer uitleg over deze termen, vind je in de begrippenlijst.
Veel leidinggevenden stellen een eerste contact uit omdat ze niet goed weten wat ze moeten zeggen of mogen vragen. Toch hoeft dat eerste gesprek niet ingewikkeld te zijn. Een eenvoudige vraag en oprechte interesse zijn vaak genoeg om de drempel laag te houden.
Werknemers hebben tijdens een afwezigheid vaak vragen over wat er verder zal gebeuren.
Door duidelijk te communiceren over de volgende stappen en rekening te houden met de wensen van de werknemer én de collega’s, verminder je onzekerheid voor alle betrokkenen.
Wacht niet tot een formeel re-integratietraject nodig is.
Een gesprek op het juiste moment, een tijdelijke aanpassing van taken of een geleidelijke opbouw kunnen vaak al veel verschil maken.
Vertrek daarbij niet alleen vanuit beperkingen, maar ook vanuit wat nog mogelijk is.
Betrek de werknemer bij de oplossing, maak gebruik van beschikbare expertise en blijf ook na de werkhervatting regelmatig in gesprek om de terugkeer duurzaam te maken.
Begrippenlijst
Hier vind je een overzicht van veelgebruikte begrippen rond ziekteverzuim, arbeidsongeschiktheid en re-integratie.
A
Adviserend arts
De adviserend arts werkt voor de mutualiteit van de werknemer. Deze arts beoordeelt of de werknemer arbeidsongeschikt is en volgt de werknemer op tijdens de afwezigheid.
Arbeidsgeneesheer
De arbeidsgeneesheer of arbeidsarts werkt voor de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk waarbij de werkgever is aangesloten. De arbeidsarts bekijkt of aangepast werk, ander werk of een re-integratie mogelijk is.
Arbeidsongeval
Een arbeidsongeval is een plotselinge gebeurtenis die tijdens het werk, op weg van of naar het werk, of in sommige gevallen door een derde in verband met het werk, lichamelijke of psychische schade veroorzaakt.
Arbeidsongeschiktheid
Een werknemer is arbeidsongeschikt wanneer hij of zij door ziekte of een ongeval het werk niet kan uitvoeren.
Tijdens de eerste periode betaalt de werkgever het gewaarborgd loon. Duurt de afwezigheid langer, dan betaalt het ziekenfonds een vervangingsinkomen.
Arbeidspotentieel
Arbeidspotentieel is wat een arbeidsongeschikte werknemer nog kan doen op het werk.
Bij de beoordeling wordt gekeken naar de gezondheid en de mogelijkheden van de werknemer. Zo kan worden nagegaan of aangepast werk of een re-integratie mogelijk is.
B
Behandelend arts
De behandelend arts volgt de werknemer medisch op. Dat is meestal de huisarts of een specialist.
Bezoek voorafgaand aan de werkhervatting
Een werknemer die arbeidsongeschikt is, kan vrijwillig een gesprek aanvragen met de arbeidsarts.
Tijdens dit gesprek bekijken ze onder welke voorwaarden een terugkeer naar het werk mogelijk is en welke aanpassingen nodig kunnen zijn.
Dit bezoek bereidt een latere werkhervatting voor. Het maakt geen deel uit van een formeel re-integratietraject, maar kan wel een eerste stap zijn.
Bradford-score
De Bradford-score combineert het aantal afwezigheidsdagen met het aantal ziektemeldingen. Zo wordt de impact van ziekteverzuim gemeten.
Bradford-score = D × S²
Waarbij:
• D = het totaal aantal afwezigheidsdagen
• S = aantal keer dat de werknemer zich heeft ziek gemeld.
Een score lager dan 50 wordt meestal als normaal beschouwd.
C
Consolidatiedatum
De consolidatiedatum is de datum waarop een arts oordeelt dat je medische toestand niet meer zal verbeteren of verslechteren. Vanaf dit moment zijn je letsels gestabiliseerd en wordt duidelijk of je volledig genezen bent of dat je blijvende letselschade (arbeidsongeschiktheid) overhoudt
D
Duurzaam aanwezigheidsbeleid
Een duurzaam aanwezigheidsbeleid wil ziekteverzuim voorkomen en werknemers gezond, gemotiveerd en inzetbaar houden.
F
Fit note
De fit note is een document van de behandelend arts. Daarin staat vooral wat een werknemer nog wel kan doen, in plaats van wat niet meer mogelijk is.
De fit note is momenteel nog niet volledig ingevoerd.
Formeel re-integratietraject
Een formeel re-integratietraject is een wettelijke procedure die een langdurig arbeidsongeschikte werknemer helpt om opnieuw aan het werk te gaan.
G
Gemiddeld ziekteverzuim
Gemiddeld ziekteverzuim = Totaal aantal verzuimdagen Aantal werkhervattingen
Grijs verzuim
Bij grijs verzuim blijft een werknemer thuis omdat hij of zij zich ziek voelt, terwijl werken misschien nog gedeeltelijk mogelijk is.
Dat betekent niet automatisch dat de werknemer te kwader trouw is. Ook persoonlijke omstandigheden of de werksituatie kunnen een rol spelen.
I
Informeel re-integratietraject
Een informeel re-integratietraject bestaat uit alle afspraken die werkgever en werknemer samen maken om een terugkeer naar het werk mogelijk te maken, zonder de wettelijke procedure op te starten.
K
Kort ziekteverzuim
Kort ziekteverzuim is een afwezigheid wegens ziekte van enkele dagen. Dit heeft vooral gevolgen voor de organisatie van het werk.
L
Langdurig ziekteverzuim
Langdurig ziekteverzuim is een langere afwezigheid wegens ziekte.
Dit heeft gevolgen voor de werknemer, maar kan ook de werking van de organisatie beïnvloeden.
Psychosociale en lichamelijke problemen behoren tot de meest voorkomende oorzaken.
M
Medische overmacht
Van medische overmacht is sprake wanneer een werknemer definitief ongeschikt is om het afgesproken werk uit te voeren en verder werken niet meer mogelijk is.
P
Presenteïsme
Presenteïsme betekent dat een werknemer blijft werken ondanks ziekte of gezondheidsklachten. Het houdt in dat werknemers wel fysiek aanwezig zijn op het werk, maar niet optimaal presteren.
Op langere termijn kan dit leiden tot bijkomende gezondheidsproblemen en meer ziekteverzuim.
Progressieve tewerkstelling
Bij progressieve tewerkstelling hervat een werknemer het werk stap voor stap, terwijl hij of zij nog arbeidsongeschikt is. De opbouw gebeurt volgens de gemaakte afspraken en de geldende regels.
R
Re-integratie
Re-integratie is de terugkeer van een werknemer naar het werk na een periode van arbeidsongeschiktheid. Daarbij wordt bekeken welke ondersteuning, aanpassingen of taken nodig zijn om opnieuw aan het werk te gaan.
Re-integratieplan
Een re-integratieplan beschrijft hoe een arbeidsongeschikte werknemer opnieuw aan het werk kan gaan.
De werkgever stelt het plan op. Het bevat afspraken over aangepast werk, ander werk of andere maatregelen die een terugkeer naar het werk mogelijk maken.
Re-integratietraject
Tijdens een re-integratietraject wordt onderzocht of een arbeidsongeschikte werknemer opnieuw kan werken.
Eerst wordt bekeken of de werknemer de eigen functie opnieuw kan uitvoeren, eventueel met aanpassingen. Is dat niet mogelijk, dan wordt nagegaan of aangepast of ander werk binnen de onderneming mogelijk is.
Het traject kan starten op vraag van de werknemer of, in bepaalde gevallen, van de werkgever. De arbeidsarts begeleidt het traject. Het kan leiden tot een re-integratieplan of eengemotiveerd verslag.
Roze verzuim
Bij roze verzuim komt een werknemer werken terwijl hij of zij ziek is. Dit wordt ook presenteïsme genoemd.
Dat lijkt soms positief, maar kan op langere termijn leiden tot meer gezondheidsproblemen en meer ziekteverzuim.
T
Trio-platform
Bij langdurige arbeidsongeschiktheid werken verschillende artsen samen. Dit wordt vaak het trio-platform genoemd. Het gaat om de behandelend arts, de adviserend arts van de mutualiteit en de arbeidsarts.
V
Verzuimfrequentie
Verzuimfrequentie = Aantal ziektemeldingen Aantal werknemers
Verzuimpercentage
Verzuimpercentage = Aantal verzuimdagen × 100 Aantal te werken dagen
Het resultaat wordt weergegeven als een percentage.
W
Werkhervattingsonderzoek
Een werkhervattingsonderzoek wordt uitgevoerd door de arbeidsarts wanneer een werknemer na een langere afwezigheid terug aan het werk gaat.
De arbeidsarts bekijkt of de werknemer de functie opnieuw kan uitvoeren en of aanpassingen nodig zijn.
Wit verzuim
Bij wit verzuim is een werknemer ziek en blijft hij thuis.
Z
Ziekteverzuim
Ziekteverzuim is de afwezigheid van een werknemer door ziekte of een ongeval. Dat kan gaan om één of meerdere dagen, maar ook om een langdurige afwezigheid. Door ziekteverzuim goed op te volgen en tijdig in gesprek te gaan, kan een duurzame terugkeer naar het werk worden ondersteund.
Zwart verzuim
Bij zwart verzuim is een werknemer niet ziek, maar blijft hij toch thuis.
Hier is sprake van bewust en opzettelijk afwezig blijven.
Niet zeker waar te beginnen?
Elke onderneming is anders. Tijdens een bedrijfsbezoek bekijken onze sectorconsulenten Emma en Nastassia samen welke uitdagingen er spelen en welke opleidingen of ondersteuning kunnen helpen.