Ziekteverzuim: Tips & Tricks
De wetgeving rond arbeidsongeschiktheid legt vast wat werkgevers moeten doen. Op de pagina “Wat zegt de wet?” vind je een overzicht van deze verplichtingen.
Op deze pagina gaan we een stap verder. We verzamelen praktische tips, inzichten uit opleidingen en ervaringen van werkgevers die zelf aan de slag gingen met ziekteverzuim en werkhervatting.
Want naast de wettelijke bepalingen, is het natuurlijk in ieders belang om op een goede manier met arbeidsongeschiktheid om te gaan.
Voor een vlotte leesbaarheid gebruiken we op deze pagina de term leidinggevende voor de persoon die de werknemer dagelijks aanstuurt. Dat kan een ploegbaas, werfleider, verantwoordelijke, zaakvoerder of een andere leidinggevende functie zijn.
Niet elke tip zal voor elke onderneming toepasbaar zijn.
De grootte van een organisatie, de aard van het werk en de beschikbare mogelijkheden verschillen sterk. Toch merken we dat veel succesvolle aanpakken dezelfde basis hebben: tijdig signalen opmerken, in gesprek blijven en zoeken naar oplossingen die werken voor zowel werknemer als werkgever.
Vooraf
1) Ziekteverzuim begint vaak vóór de ziektemelding
Een aanwezigheidsbeleid draait niet alleen om wat er gebeurt wanneer een werknemer ziek uitvalt. Minstens even belangrijk is wat eraan voorafgaat.
Regelmatige individuele gesprekken met werknemers helpen om voeling te houden met wat er leeft op de werkvloer. Ze bieden ruimte om bezorgdheden, knelpunten of veranderingen in de werksituatie bespreekbaar te maken, nog vóór deze uitmonden in een afwezigheid.
Dat betekent niet dat elk probleem voorkomen kan worden. Wel merken veel werkgevers dat open communicatie helpt om sneller signalen op te vangen en beter te begrijpen wat werknemers nodig hebben om aan het werk te blijven.
Ook cijfers kunnen hierbij een hulpmiddel zijn. Een stijgend verzuimpercentage, een toenemende verzuimfrequentie of een opvallende Bradford-score vertellen niet het volledige verhaal, maar kunnen wel aanleiding geven om verder te kijken.
Daarom begint een goed aanwezigheidsbeleid niet bij de ziektemelding, maar veel vroeger: door regelmatig in gesprek te gaan met werknemers, te luisteren naar wat er leeft op de werkvloer en aandacht te hebben voor signalen die kunnen wijzen op moeilijkheden.
Een werknemer die zich gehoord voelt vóór er problemen ontstaan, zal vaak ook gemakkelijker het gesprek aangaan wanneer het minder goed gaat.
2) Ken uw cijfers
Cijfers vertellen nooit het volledige verhaal. Toch kunnen ze helpen om bepaalde patronen zichtbaar te maken en signalen sneller op te merken.
We raden daarom aan om cijfers niet te gebruiken als controlemiddel, maar als hulpmiddel om beter te begrijpen wat er binnen uw onderneming gebeurt.
Sommige werknemers zijn zelden afwezig, maar vallen één keer langdurig uit. Andere werknemers melden zich verschillende keren per jaar voor een korte periode ziek. De Bradford-score helpt om dat verschil zichtbaar te maken.
Bradford-score = aantal ziektedagen × (aantal ziektemeldingen²)
Algemeen wordt een Bradford-score lager beschouwd als normaal. Een hogere score betekent echter niet automatisch dat er een probleem is. Er kan een logische verklaring zijn voor de afwezigheden.
De score kan wel een aanleiding zijn om het gesprek aan te gaan. Niet om een werknemer te beoordelen, maar om te bekijken of er factoren zijn die een rol spelen en waarvoor ondersteuning mogelijk is.
Verzuimpercentage = Aantal verzuimdagen × 100 Aantal te werken dagen
Het gemiddelde ziekteverzuim in België ligt vandaag tussen 8% en 10%. Dat cijfer verschilt echter sterk per sector, functie en onderneming. Vooral de evolutie van het cijfer is interessant. Stijgt het verzuimpercentage jaar na jaar, dan kan het nuttig zijn om te onderzoeken wat daarachter zit. Vergelijk uw cijfers ook niet blind met andere ondernemingen. Een langdurige afwezigheid heeft in een kleine onderneming vaak een veel grotere impact op de cijfers dan in een grote organisatie.Verzuimfrequentie = Aantal ziektemeldingen Aantal werknemers
Binnen PC 100 ligt de gemiddelde verzuimfrequentie tussen 1,4 en 1,7 ziektemeldingen per werknemer per jaar. Een hogere frequentie betekent niet automatisch dat er een probleem is. Net zoals bij de Bradford-score kunnen er logische verklaringen zijn voor de cijfers. De verzuimfrequentie kan wel helpen om evoluties binnen de onderneming op te merken. Stijgt dit cijfer jaar na jaar, dan kan het nuttig zijn om te onderzoeken wat daarachter zit.3) Denk vooraf na over hoe u met afwezigheden wil omgaan
Veel werkgevers beginnen pas na te denken over ziekteverzuim wanneer een werknemer uitvalt. Op dat moment moeten vaak in korte tijd beslissingen worden genomen.
Door vooraf afspraken te maken, vermijd je dat belangrijke keuzes onder tijdsdruk genomen moeten worden.
Denk bijvoorbeeld na over:
- wie contact opneemt tijdens een afwezigheid,
- wie betrokken wordt bij een eventuele werkhervatting
- en welke ondersteuning mogelijk is.
Voor kleinere ondernemingen hoeft dit geen uitgebreid beleidsdocument te zijn. Ook enkele duidelijke afspraken kunnen al een groot verschil maken.
4) Maak duidelijke afspraken
Werknemers weten best vooraf wat zij mogen verwachten wanneer zij arbeidsongeschikt worden.
- Wie neemt contact op?
- Waarom gebeurt dat?
- Wat is het doel van die gesprekken?
- Hoe wordt een eventuele werkhervatting voorbereid?
Wanneer deze zaken vooraf besproken worden, ontstaat er meer duidelijkheid voor zowel werknemers als werkgevers.
Duidelijkheid neemt niet alle onzekerheid weg, maar voorkomt wel misverstanden op momenten waarop werknemers vaak al met veel vragen zitten.
5) Bepaal wie het aanspreekpunt is
Wanneer een werknemer uitvalt, is het belangrijk dat duidelijk is wie het contact onderhoudt.
Dat aanspreekpunt hoeft niet noodzakelijk dezelfde persoon te zijn die administratieve taken opvolgt. Vaak is het net de leidinggevende die de werknemer dagelijks aanstuurt die het best geplaatst is om contact te houden.
Die persoon hoeft geen expert te zijn in arbeidsongeschiktheid of re-integratie.
Luisteren, betrokken blijven en gemaakte afspraken opvolgen zijn vaak belangrijker dan alle antwoorden zelf kennen.
Tijdens de afwezigheid
1) Wacht niet te lang met een eerste contact
Veel leidinggevenden stellen een eerste contact uit omdat ze niet goed weten wat ze moeten zeggen of mogen vragen. Daardoor wordt de drempel vaak groter naarmate de afwezigheid langer duurt.
In de praktijk hoeft een eerste contactmoment niet ingewikkeld te zijn. Een eenvoudige vraag zoals “Hoe gaat het met je?” kan vaak al voldoende zijn.
Probeer het gesprek niet te veel voor te bereiden. Hou het menselijk en authentiek. Werknemers verwachten meestal geen perfecte antwoorden, maar wel oprechte interesse.
2) Toon interesse en geef duidelijkheid
Tijdens een periode van arbeidsongeschiktheid hebben werknemers vaak vragen over wat hen te wachten staat.
- Wie zal nog contact opnemen?
- Wat gebeurt er als de afwezigheid langer duurt?
- Welke mogelijkheden bestaan er wanneer terugkeren moeilijk blijkt?
- Wie doet de job nu en voor hoe lang?
Door hier duidelijk over te communiceren, vermindert de onzekerheid voor alle betrokkenen.
Wat voor werkgevers vanzelfsprekend lijkt, is voor werknemers vaak nieuw. Een korte uitleg over de volgende stappen kan daarom veel onzekerheid wegnemen.
Tijdens een gesprek hoeft de medische oorzaak van de afwezigheid niet centraal te staan.
Vaak zijn praktische vragen belangrijker.
- Welke verwachtingen zijn er?
- Welke ondersteuning is mogelijk?
- Wat zijn de volgende stappen binnen de procedure?
Duidelijkheid over deze zaken helpt werknemers om beter te begrijpen wat zij mogen verwachten.
3) Denk ook aan de collega’s
Wanneer een werknemer langdurig afwezig is, heeft dat vaak ook een impact op collega’s.
Sommige collega’s willen contact houden, anderen weten niet goed of dat gepast is. Soms ontstaat er onzekerheid over wat wel en niet gedeeld mag worden.
Ook hier kan een werkgever of leidinggevende een rol spelen. Door duidelijke afspraken te maken en rekening te houden met de wensen van de afwezige werknemer, kunnen collega’s betrokken blijven zonder de privacy, wensen en grenzen uit het oog te verliezen.
Terugkeer naar werk
1) Wacht niet op het formele re-integratietraject
Veel oplossingen kunnen worden gevonden vóór een formeel re-integratietraject nodig wordt.
Een gesprek op het juiste moment, een tijdelijke aanpassing van taken of een bezoek voorafgaand aan de werkhervatting kunnen soms al voldoende zijn om een terugkeer mogelijk te maken.
Hoe vroeger mogelijke oplossingen worden besproken, hoe groter vaak de kans op een succesvolle werkhervatting.
2) Kijk naar wat nog mogelijk is
Wanneer een werknemer terugkeert na een periode van arbeidsongeschiktheid, gaat de aandacht vaak eerst naar beperkingen.
Even belangrijk is de vraag welke taken nog wel kunnen worden uitgevoerd.
Door te vertrekken vanuit mogelijkheden ontstaat vaak meer ruimte om oplossingen te vinden die zowel voor de werknemer als voor de onderneming werkbaar zijn.
Werkgevers geven bovendien vaak aan dat meer mogelijk blijkt dan zij eerst verwachtten, zeker wanneer taken tijdelijk kunnen worden aangepast of anders verdeeld.
3) Betrek de werknemer
Niemand kent de eigen mogelijkheden en beperkingen beter dan de werknemer zelf.
Door samen te zoeken naar haalbare oplossingen ontstaat vaak een realistischer beeld van wat mogelijk is. Bovendien vergroot dit het draagvlak voor de gemaakte afspraken.
4) Maak gebruik van beschikbare expertise
Werkgevers staan er niet alleen voor.
De externe dienst voor preventie en bescherming op het werk kan werkgevers ondersteunen bij vragen over werkhervatting, aangepast werk en re-integratie. Via deze dienst kunnen werkgevers onder meer terecht bij de arbeidsarts.
Afhankelijk van de situatie kunnen ook behandelende artsen, adviserend artsen van het ziekenfonds en andere gespecialiseerde begeleiders ondersteuning bieden.
Het is niet nodig om te wachten tot alle mogelijkheden uitgeput zijn vooraleer ondersteuning te vragen.
5) Bouw geleidelijk op
Een werkhervatting hoeft niet altijd onmiddellijk voltijds of volledig identiek aan de oorspronkelijke functie te zijn.
Uit onderzoek van Kom op tegen Kanker blijkt dat een gedeeltelijke of progressieve werkhervatting voor veel werknemers een belangrijke stap vormt in hun terugkeer naar werk.
Soms kan een tijdelijke aanpassing van taken, uren of werkorganisatie helpen om de terugkeer duurzamer te maken.
Inzet
Werknemers die de kans krijgen om hun werkhervatting geleidelijk op te bouwen, hervatten vaak duurzamer dan werknemers die onmiddellijk opnieuw dezelfde werkbelasting opnemen als vóór hun afwezigheid.
6) Blijf opvolgen na de werkhervatting
Een werkhervatting is geen eindpunt.
Taken blijken soms toch te zwaar, afspraken werken minder goed dan verwacht of de werknemer botst op nieuwe moeilijkheden tijdens de terugkeer naar werk. Door regelmatig in gesprek te blijven, kunnen werkgever en werknemer samen bijsturen wanneer dat nodig blijkt.
7) Leer uit elke afwezigheid
Elke afwezigheid biedt informatie.
Misschien merkt u dat bepaalde functies vaker getroffen worden, dat bepaalde periodes meer afwezigheden kennen of dat werknemers telkens met dezelfde moeilijkheden geconfronteerd worden bij hun terugkeer.
Gebruik die ervaringen om jouw aanpak verder te verbeteren. Vraag niet alleen wat er misliep, maar ook wat goed werkte.
Werkgevers die regelmatig in gesprek gaan met hun werknemers bouwen vaak een sterkere vertrouwensrelatie op. Dat maakt het gemakkelijker om problemen bespreekbaar te maken, zowel vóór, tijdens als na een afwezigheid.
Op die manier wordt elke ervaring een kans om het aanwezigheidsbeleid verder te versterken.
Niet zeker waar te beginnen?
Elke onderneming is anders. Tijdens een bedrijfsbezoek bekijken onze sectorconsulenten Emma en Nastassia samen welke uitdagingen er spelen en welke opleidingen of ondersteuning kunnen helpen.