Ziekteverzuim: Wat zegt de wet?
Wat moet je als werkgever doen bij ziekteverzuim, arbeidsongeschiktheid en re-integratie? Ontdek de belangrijkste wettelijke stappen vóór, tijdens en na een langdurige afwezigheid van een werknemer.
Deze pagina geeft een overzicht van de belangrijkste wettelijke verplichtingen rond ziekteverzuim, arbeidsongeschiktheid en re-integratie.
De tekst vertrekt van de regelgeving zoals die geldt sinds 1 januari 2026. We beperken ons hier bewust tot de wettelijke basis. Wil je weten hoe andere werkgevers dit praktisch aanpakken?
Vooraf
Arbeidsreglement
Elke werkgever moet in het arbeidsreglement een procedure opnemen voor het contact met werknemers die arbeidsongeschikt zijn.
Die procedure moet duidelijk maken:
- wie namens de werkgever contact opneemt;
- wanneer of hoe vaak contact wordt opgenomen;
- op welke manier het contact verloopt;
- wat het doel is van het contact.
De contactpersoon moet iemand uit de onderneming zijn, bijvoorbeeld een leidinggevende, HR-medewerker, vertrouwenspersoon of interne re-integratiecoach. De arbeidsarts neemt deze rol niet op namens de werkgever.
Tijdens de afwezigheid
Contact houden tijdens arbeidsongeschiktheid
De werkgever moet contact houden met de werknemer tijdens een periode van arbeidsongeschiktheid.
Dit contact verloopt volgens de procedure die in het arbeidsreglement is opgenomen. Het doel is om de band met het werk te behouden en een terugkeer naar werk tijdig voor te bereiden.
Het contact mag niet dienen als controle op de arbeidsongeschiktheid. Daarvoor bestaan andere procedures.
Na 4 weken arbeidsongeschiktheid
Is een werknemer vier weken of langer arbeidsongeschikt? Dan moet de werkgever dit melden aan de dienst voor preventie en bescherming op het werk.
De werkgever geeft daarbij de nodige contactgegevens door, zodat de dienst preventie contact kan opnemen met de werknemer. Denk aan het adres, telefoonnummer of privémailadres van de werknemer.
Vanaf 8 weken arbeidsongeschiktheid
Vanaf 8 weken arbeidsongeschiktheid wordt nagegaan of de werknemer nog arbeidspotentieel heeft, met andere woorden: of aangepast of ander werk mogelijk is.
De werkgever vraagt deze inschatting aan bij de dienst voor preventie en bescherming op het werk. De aanvraag gebeurt via het formulier dat de preventiedienst ter beschikking stelt.
Werkgevers met 20 werknemers of minder
Werkgevers met 20 werknemers of minder zijn niet verplicht om binnen 6 maanden een formeel re-integratietraject op te starten wanneer arbeidspotentieel wordt vastgesteld.
Desondanks, raadt OpFo100 raadt kleinere werkgevers aan om tijdig na te denken over contact, werkhervatting en re-integratie.
Werkgevers met meer dan 20 werknemers
Werkgevers met meer dan 20 werknemers moeten een formeel re-integratietraject opstarten wanneer uit de inschatting blijkt dat de werknemer arbeidspotentieel heeft en de werknemer het werk nog niet heeft hervat.
Dat traject moet uiterlijk 6 maanden na het begin van de arbeidsongeschiktheid worden opgestart.
Hoe wordt het arbeidspotentieel ingeschat?
De inschatting gebeurt volgens een gestandaardiseerde werkwijze.
De werknemer krijgt daarbij voorgelegd. Deze vragenlijst peilt onder meer naar het vertrouwen van de werknemer om het werk opnieuw, volledig of gedeeltelijk, te hervatten.
De uitkomst van deze bevraging wordt gebruikt om te beoordelen of de werknemer al dan niet over arbeidspotentieel beschikt.
Geen arbeidspotentieel betekent niet automatisch dat de werknemer definitief niet meer kan werken. Het kan betekenen dat de score op de vragenlijst onvoldoende is. Het kan ook betekenen dat er onvoldoende informatie beschikbaar is, bijvoorbeeld omdat de vragenlijst niet werd ingevuld.
De werkgever krijgt alleen het resultaat van de inschatting. De onderliggende medische informatie wordt niet meegedeeld.
Re-integratie
Informeel re-integratietraject
Een informeel re-integratietraject bestaat uit stappen die werkgever en werknemer nemen om een terugkeer naar werk mogelijk te maken zonder de formele procedure op te starten.
Een belangrijk instrument is het bezoek voorafgaand aan de werkhervatting. Dat bezoek vindt plaats bij de arbeidsarts en heeft als doel om na te gaan of aangepast werk, ander werk of een aanpassing van de werkpost nodig is.
De werknemer kan dit bezoek zelf aanvragen. De werkgever kan de arbeidsarts ook vragen om de werknemer hiervoor uit te nodigen. De werknemer is niet verplicht om op die uitnodiging in te gaan.
Formeel re-integratietraject
Een formeel re-integratietraject is een wettelijk vastgelegde procedure. Het traject onderzoekt of een arbeidsongeschikte werknemer opnieuw aan het werk kan bij de eigen werkgever.
Tijdens het traject beoordeelt de arbeidsarts of de werknemer:
- het overeengekomen werk opnieuw kan uitvoeren;
- aangepast werk kan uitvoeren;
- ander werk kan uitvoeren;
- een aangepaste werkpost nodig heeft.
Het traject kan worden opgestart door de werknemer. Ook de behandelend arts kan dit vragen, met toestemming van de werknemer.
De werkgever kan een formeel re-integratietraject vragen wanneer:
- de werknemer daarmee instemt; of
- uit de inschatting van het arbeidspotentieel blijkt dat de werknemer arbeidspotentieel heeft.
Werkgevers met 20 werknemers of minder
Werkgevers met 20 werknemers of minder zijn niet verplicht om binnen 6 maanden een formeel re-integratietraject op te starten na een positieve inschatting van het arbeidspotentieel.
Willen zij toch een formeel re-integratietraject laten opstarten, dan gelden de gewone voorwaarden: toestemming van de werknemer of een positieve inschatting van het arbeidspotentieel.
OpFo100 raadt ook kleinere werkgevers aan om tijdig te bekijken welke mogelijkheden er zijn voor aangepast werk, ander werk of een geleidelijke terugkeer.
Werkgevers met meer dan 20 werknemers
Werkgevers met meer dan 20 werknemers moeten een formeel re-integratietraject opstarten wanneer arbeidspotentieel werd vastgesteld en de werknemer het werk nog niet heeft hervat.
Dat moet ten laatste 6 maanden na de start van de arbeidsongeschiktheid.
De werknemer moet meewerken aan het formele re-integratietraject.
Re-integratieplan of gemotiveerd verslag
Na de re-integratiebeoordeling moet de werkgever bekijken of een terugkeer naar werk mogelijk is.
Zijn er mogelijkheden? Dan stelt de werkgever een re-integratieplan op. Daarin staan de concrete afspraken over aangepast werk, ander werk of aanpassingen aan de werkpost.
Zijn er geen mogelijkheden? Dan moet de werkgever motiveren waarom geen re-integratieplan wordt opgesteld. Dat gebeurt in een gemotiveerd verslag.
Mogelijke uitkomst 1: werkhervatting
Een re-integratieplan kan leiden tot werkhervatting.
Dat kan een volledige werkhervatting zijn, maar ook een geleidelijke terugkeer. Bij progressieve tewerkstelling hervat de werknemer het werk stap voor stap. Dat kan gaan om minder uren, aangepaste taken of een combinatie van beide.
Werkhervattingsonderzoek
Na een afwezigheid van minstens 4 weken moet een werkhervattingsonderzoek plaatsvinden.
Dat onderzoek gebeurt door de arbeidsarts en vindt plaats uiterlijk binnen 10 werkdagen na de werkhervatting.
Herval en gewaarborgd loon
Sinds 1 januari 2026 is de hervaltermijn voor gewaarborgd loon verlengd van 14 dagen naar 8 weken.
Wordt een werknemer opnieuw arbeidsongeschikt binnen 8 weken na het einde van een vorige periode van arbeidsongeschiktheid? Dan is de werkgever niet automatisch opnieuw gewaarborgd loon verschuldigd.
Er zijn twee belangrijke nuances:
- Heeft de werknemer in de vorige periode het gewaarborgd loon nog niet volledig opgebruikt? Dan heeft hij nog recht op het resterende saldo.
- Gaat het om een andere ziekte of een ander ongeval? Dan gaat het niet om herval. De werknemer moet dit aantonen met een medisch attest.
Mogelijke uitkomst 2: medische overmacht
Wanneer re-integratie niet mogelijk blijkt, kan medische overmacht in beeld komen.
Medische overmacht betekent dat de werknemer definitief ongeschikt is om het overeengekomen werk uit te voeren.
De bijzondere procedure medische overmacht kan pas worden opgestart wanneer:
- de werknemer minstens 6 maanden ononderbroken arbeidsongeschikt is;
- er geen re-integratietraject loopt.
Medische overmacht is geen gewone stap in elk re-integratietraject, maar een mogelijke uitkomst wanneer terugkeer naar het overeengekomen werk niet meer mogelijk blijkt.
Arbeidsongevallen en beroepsziekten
Bij een arbeidsongeval of beroepsziekte verloopt de opvolging anders dan bij gewone arbeidsongeschiktheid.
Zolang de medische toestand na een arbeidsongeval of beroepsziekte nog niet stabiel is (geconsolideerd), is een inschatting van het arbeidspotentieel niet verplicht en ook niet aangewezen.
De consolidatiedatum is het moment waarop de medische toestand als stabiel wordt beschouwd. Pas vanaf dat moment kan een inschatting van het arbeidspotentieel zinvol zijn.
Is de werknemer op het moment van consolidatie al langer dan 8 weken arbeidsongeschikt? Dan kan de inschatting van het arbeidspotentieel meteen worden gevraagd.
Niet zeker waar te beginnen?
Elke onderneming is anders. Tijdens een bedrijfsbezoek bekijken onze sectorconsulenten Emma en Nastassia samen welke uitdagingen er spelen en welke opleidingen of ondersteuning kunnen helpen.