Absentéisme : conseils pratiques
La législation relative à l’incapacité de travail définit les obligations des employeurs. Vous trouverez un aperçu de ces obligations sur notre page « Que dit la loi ? ».
Cette page va plus loin. Vous y trouverez des conseils pratiques, des enseignements tirés de nos formations et des expériences d’employeurs confrontés à l’absentéisme et au retour au travail.
Au-delà des obligations légales, il est dans l’intérêt de chaque entreprise d’adopter une approche adaptée de l’incapacité de travail.
Par souci de lisibilité, nous utilisons sur cette page le terme « responsable d’équipe » pour désigner la personne qui encadre quotidiennement le travailleur. Il peut s’agir, par exemple, d’un chef d’équipe, d’un contremaître, d’un responsable ou de toute autre fonction d’encadrement.
Tous les conseils présentés sur cette page ne sont pas nécessairement adaptés à chaque entreprise.
La taille d’une entreprise, la nature du travail et les possibilités disponibles varient fortement. Pourtant, les approches qui donnent de bons résultats reposent souvent sur les mêmes principes : repérer les signaux à temps, maintenir le dialogue et rechercher des solutions adaptées tant au travailleur qu’à l’entreprise.
Avant l’absence
1) L’absentéisme commence souvent avant la déclaration de maladie
Une politique de présence ne se limite pas à la gestion des absences pour maladie. Ce qui se passe avant l’absence est tout aussi important.
Des entretiens individuels réguliers avec les travailleurs permettent de rester à l’écoute de ce qui se passe sur le terrain. Ils offrent l’occasion d’aborder les préoccupations, les difficultés ou les changements dans la situation de travail, avant qu’ils ne conduisent à une absence.
Cela ne signifie pas que tous les problèmes peuvent être évités. En revanche, de nombreux employeurs constatent qu’une communication ouverte permet de repérer plus rapidement les signaux et de mieux comprendre ce dont les travailleurs ont besoin pour rester au travail.
Les chiffres peuvent également être un outil précieux. Une augmentation du taux d’absentéisme, une hausse de la fréquence de l’absentéisme ou un score de Bradford élevé ne racontent pas toute l’histoire, mais peuvent être un signal invitant à approfondir la situation.
C’est pourquoi une bonne politique de présence ne commence pas au moment de la déclaration de maladie, mais bien avant : en échangeant régulièrement avec les travailleurs, en restant attentif à ce qui se passe sur le terrain et en repérant les signaux qui peuvent révéler des difficultés.
Un travailleur qui se sent écouté avant que des problèmes ne surviennent sera souvent plus enclin à parler lorsque la situation devient plus difficile.
2) Connaître vos chiffres
Les chiffres donnent des informations utiles, mais ils n’expliquent pas tout. Ils peuvent toutefois aider à repérer certaines tendances et certains signaux.
Nous recommandons donc de ne pas utiliser les chiffres comme un outil de contrôle, mais comme un moyen pour mieux comprendre ce qui se passe au sein de votre entreprise.
Certains travailleurs sont rarement absents, mais connaissent une seule absence de longue durée. D’autres se déclarent malades plusieurs fois par an pour de courtes périodes. Le score de Bradford permet de mettre cette différence en évidence.
Score de Bradford = nombre de jours d’absence × (nombre de déclarations de maladie²)
En règle générale, un score de Bradford inférieur à 50 est considéré comme normal. Un score plus élevé ne signifie toutefois pas automatiquement qu’il existe un problème. Les absences peuvent avoir une explication tout à fait légitime.
Le score peut néanmoins constituer une occasion d’engager le dialogue. Il ne s’agit pas d’évaluer le travailleur, mais de déterminer si certains facteurs jouent un rôle et si un accompagnement est possible.
Le taux d’absentéisme indique la part du temps de travail perdue au sein de votre entreprise en raison des absences pour maladie.
Taux d’absentéisme =
Nombre de jours d’absence × 100
Nombre de jours de travail
Selon de récentes études de Securex et de SD Worx, l’absentéisme en Belgique se situe entre 8 % et 10 %, selon la méthode de calcul utilisée. Ce chiffre varie toutefois fortement selon le secteur, la fonction et l’entreprise.
C’est surtout l’évolution de ce chiffre qui est intéressante. Si le taux d’absentéisme augmente d’année en année, il peut être utile d’en rechercher les causes.
Évitez également de comparer vos chiffres directement à ceux d’autres entreprises. Une absence de longue durée a souvent un impact beaucoup plus important sur les résultats d’une petite entreprise que sur ceux d’une grande.
Fréquence de l’absentéisme = Nombre de déclarations de maladie Nombre de travailleurs
Au sein de la CP 100, la fréquence moyenne de l’absentéisme se situe entre 1,4 et 1,7 déclarations de maladie par travailleur et par an. Une fréquence plus élevée ne signifie pas automatiquement qu’il existe un problème. Comme pour le score de Bradford, les chiffres peuvent avoir une explication tout à fait légitime. La fréquence de l’absentéisme peut toutefois aider à repérer certaines évolutions au sein de l’entreprise. Si ce chiffre augmente d’année en année, il peut être utile d’en rechercher les causes.
3) Réfléchissez à l’avance à la manière de gérer les absences
De nombreux employeurs ne commencent à réfléchir à l’absentéisme qu’au moment où un travailleur tombe malade. Ils doivent alors souvent prendre des décisions importantes dans un délai très court.
En définissant des accords à l’avance, vous évitez de devoir prendre des décisions importantes dans l’urgence.
Réfléchissez par exemple aux points suivants :
- qui prendra contact avec le travailleur pendant son absence ?
- qui sera impliqué dans une éventuelle reprise du travail ?
- quelles formes de soutien pourront être proposées ?
Pour les petites entreprises, il n’est pas nécessaire de rédiger une politique détaillée. Quelques accords clairs peuvent déjà faire une réelle différence.
4) Définissez des accords clairs
Les travailleurs doivent savoir à l’avance à quoi s’attendre s’ils se retrouvent en incapacité de travail.
- Qui prendra contact avec eux ?
- Pourquoi ce contact est-il pris ?
- Quel est l’objectif de ces échanges ?
- Comment une éventuelle reprise du travail sera-t-elle préparée ?
Lorsque ces questions sont abordées à l’avance, les attentes sont plus claires, tant pour les travailleurs que pour les employeurs.
La clarté ne fait pas disparaître toutes les incertitudes, mais elle permet d’éviter les malentendus à un moment où les travailleurs ont souvent déjà beaucoup de questions.
5) Désignez une personne de contact
Lorsqu’un travailleur est absent, il est important qu’il soit clair qui maintient le contact avec lui.
Cette personne ne doit pas nécessairement être celle qui assure le suivi administratif. Il s’agit souvent du responsable d’équipe qui encadre le travailleur au quotidien et qui est le mieux placé pour rester en contact avec lui.
Cette personne n’a pas besoin d’être experte en matière d’incapacité de travail ou de réintégration.
Être à l’écoute, rester impliqué et assurer le suivi des accords conclus sont souvent plus importants que d’avoir réponse à tout.
Pendant l’absence
1) N’attendez pas trop longtemps avant de prendre un premier contact
De nombreux responsables d’équipe repoussent le premier contact parce qu’ils ne savent pas quoi dire ou quelles questions poser. Plus l’absence se prolonge, plus il devient souvent difficile de reprendre contact.
En pratique, un premier contact ne doit pas être compliqué. Une simple question comme « Comment allez-vous ? » peut souvent suffire.
Ne préparez pas trop le dialogue. Restez humain et authentique. Les travailleurs n’attendent généralement pas des réponses parfaites, mais une véritable marque d’intérêt.
2) Montrez de l’intérêt et apportez de la clarté
Pendant une période d’incapacité de travail, les travailleurs se posent souvent de nombreuses questions sur la suite.
- Qui prendra encore contact avec moi ?
- Que se passera-t-il si mon absence se prolonge ?
- Quelles sont les possibilités si le retour au travail s’avère difficile ?
- Qui reprend mon travail et pour combien de temps ?
En communiquant clairement à ce sujet, vous réduisez l’incertitude pour toutes les personnes concernées.
Ce qui semble évident pour un employeur est souvent nouveau pour un travailleur. Une brève explication des prochaines étapes peut déjà lever beaucoup d’incertitudes.
Lors d’un entretien, il n’est pas nécessaire de se concentrer sur la cause médicale de l’absence.
Les questions pratiques sont souvent plus importantes.
- Quelles sont les attentes ?
- Quel accompagnement est possible ?
- Quelles sont les prochaines étapes de la procédure ?
En apportant des réponses claires à ces questions, vous aidez les travailleurs à mieux comprendre ce qui les attend.
3) Pensez aussi aux collègues
Lorsqu’un travailleur est absent pendant une longue période, cela a souvent aussi un impact sur ses collègues.
Certains collègues souhaitent garder le contact, tandis que d’autres ne savent pas si c’est approprié. Il arrive également que des incertitudes apparaissent quant aux informations qui peuvent ou non être partagées.
L’employeur ou le responsable d’équipe a également un rôle à jouer. En fixant des règles claires et en tenant compte des souhaits du travailleur absent, les collègues peuvent rester impliqués tout en respectant sa vie privée, ses souhaits et ses limites.
Retour au travail
1) N’attendez pas le trajet formel de réintégration
De nombreuses solutions peuvent être trouvées avant qu’un trajet formel de réintégration ne soit nécessaire.
Une discussion au bon moment, une adaptation temporaire des tâches ou un examen de reprise du travail peuvent parfois suffire à rendre le retour au travail possible.
Plus les solutions sont envisagées tôt, plus les chances d’une reprise du travail réussie sont généralement élevées.
2) Concentrez-vous sur ce qui est encore possible
Lorsqu’un travailleur reprend le travail après une période d’incapacité de travail, l’attention se porte souvent d’abord sur ses limitations.
Il est tout aussi important de se demander quelles tâches il peut encore accomplir.
En partant des possibilités plutôt que des limitations, il est souvent plus facile de trouver des solutions adaptées tant au travailleur qu’à l’entreprise.
Les employeurs constatent d’ailleurs souvent que davantage de solutions sont possibles qu’ils ne l’imaginaient, surtout lorsque les tâches peuvent être temporairement adaptées ou réparties différemment.
3) Impliquez le travailleur
Personne ne connaît mieux ses possibilités et ses limites que le travailleur lui-même.
En recherchant ensemble des solutions réalistes, il est souvent plus facile d’obtenir une vision claire de ce qui est possible. Cette démarche favorise également l’adhésion aux accords conclus.
4) Faites appel à l’expertise disponible
Les employeurs ne sont pas seuls face à cette situation.
Le service externe de prévention et de protection au travail peut accompagner les employeurs pour toute question relative au retour au travail, au travail adapté et à la réintégration. Ils peuvent notamment y faire appel au conseiller en prévention-médecin du travail.
Selon la situation, le médecin traitant, le médecin-conseil de la mutualité ou d’autres professionnels spécialisés peuvent également apporter leur soutien.
Il n’est pas nécessaire d’attendre d’avoir épuisé toutes les possibilités avant de demander de l’aide.
5) Privilégiez une reprise progressive
Le retour au travail ne doit pas nécessairement être immédiat, à temps plein ou identique à la fonction exercée auparavant.
Une étude de Kom op tegen Kanker montre qu’une reprise du travail partielle ou progressive constitue, pour de nombreux travailleurs, une étape importante vers un retour durable au travail.
Une adaptation temporaire des tâches, des horaires ou de l’organisation du travail peut parfois faciliter une reprise plus durable.
Bénéfices
Les travailleurs qui ont la possibilité de reprendre progressivement le travail retrouvent souvent une activité durable plus facilement que ceux qui reprennent immédiatement la même charge de travail qu’avant leur absence.
6) Assurez un suivi après le retour au travail
Le retour au travail n’est pas une étape finale.
Il arrive que certaines tâches se révèlent finalement trop lourdes, que les accords conclus ne fonctionnent pas comme prévu ou que le travailleur rencontre de nouvelles difficultés lors de sa reprise. En continuant à échanger régulièrement, l’employeur et le travailleur peuvent adapter ensemble la situation lorsque cela s’avère nécessaire.
7) Tirez des enseignements de chaque absence
Chaque absence apporte des informations utiles.
Vous constaterez peut-être que certaines fonctions sont plus souvent touchées, que certaines périodes connaissent davantage d’absences ou que les travailleurs rencontrent régulièrement les mêmes difficultés lors de leur retour au travail.
Utilisez ces expériences pour améliorer votre approche. Ne vous demandez pas seulement ce qui n’a pas fonctionné, mais aussi ce qui a donné de bons résultats.
Les employeurs qui échangent régulièrement avec leurs travailleurs instaurent souvent une relation de confiance plus solide. Il devient alors plus facile d’aborder les difficultés, avant, pendant et après une absence.
Chaque expérience devient ainsi une occasion de renforcer votre politique de présence.
Vous ne savez pas par où commencer ?
Chaque entreprise est différente. Lors d’une visite dans votre entreprise, nos conseillères sectorielles Emma et Nastassia analysent avec vous les défis auxquels vous êtes confronté et les formations ou l’accompagnement les plus adaptés à votre situation.